Nachdem die Dokumentenablage heutzutage in den meisten Betrieben digital abläuft, haben Aktenschränke und Archive im Keller ausgedient. Zu einem übersichtlicheren Betriebsablauf führte das jedoch häufig trotzdem nicht, im Gegenteil: Oft werden diverse Versionen eines Dokuments auf verschiedenen PCs dezentral abgespeichert, sodass niemand mehr den Überblick behält.
Oder es besteht zwar ein gemeinsames Firmennetzwerk zur Dateiablage, dort arbeiten dann aber mehrere Kollegen an einem Dokument und überschreiben die Dateiversionen, sodass Änderungen rückblickend nicht mehr nachvollziehbar sind. Und schlussendlich werden die digitalen Dokumente häufig doch ausgedruckt, um Sie mit Klebezetteln versehen auf den Schreibtisch des Kollegen zu legen.
Moderne Betriebe legen daher Wert auf intelligente Dokumentenmanagementsysteme, die eine übersichtliche Ablage gewährleisten können. Diese vereinen gleich mehrere Vorteile wie beispielsweise das nachvollziehbare Bearbeiten von Dateiversionen, ein intelligentes Vorlagenmanagement sowie Sicherheitsmechanismen und Zugriffsschutz. Detaillierte Informationen über die Funktionsweisen und Vorteile des professionellen Dokumentenmanagements finden Sie bei SER Deutschland.
Die Vorteile des professionellen Dokumentenmanagements
Die meisten Abläufe in Betrieben sind geprägt von festen Routinen und die bekannten Microsoft Office Anwendungen wie Word, Excel und Power Point sind häufig ein Teil davon. Wer besorgt ist, bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems den gesamten Büroalltag auf den Kopf zu stellen, kann beruhigt sein: die Integration von Microsoft Office gehört in der Regel zu den Standardfunktionen eines Dokumentenmanagementsystems.
Ebenso erhöhen Dokumentenmanagementsysteme die Nachvollziehbarkeit von Dateien, die über einen längeren Zeitraum und/oder unter Mitwirkung vieler Bearbeiter entstehen, durch ein intelligentes Versionsmanagement. Häufig kann zwischen einer Haupt- und einer Arbeitsversion unterschieden werden, wobei viele Systeme das Erteilen verschiedener Zugriffsberechtigungen ermöglichen. Unveränderliche Versionen lassen sich hierbei einfrieren und revisionssicher archivieren.
Wer Klebezettel als geschätztes Instrument der Bürokommunikation liebgewonnen hat, muss auch hierauf nicht verzichten. Die meisten Dokumentenmanagementsysteme bieten die Möglichkeit digitale Annotationen anzubringen, zum Beispiel in Form von Kommentaren, Notizen, Pfeilen oder Stempeln. Eine komfortable Annotationsübersicht sorgt auch bei umfangreichen Dokumenten dafür, dass der Überblick nicht verloren geht.
Zudem gehören Index- und Volltextsuche zu den Annehmlichkeiten eines modernen Dokumentenmanagementsystems. So finden Sie spezifische Dokumente (Indexsuche) und Dokumenteninhalte (Volltextsuche) spielend wieder – auch bei sehr umfangreichen Datenbeständen.
Die Vorteile auf einen Blick:
- Microsoft Office-Integration
- Umfassende Versionierung
- Individuelle Zugriffsrechte
- Vielfältige Annotationsmöglichkeiten
- Durchsuchbarkeit der Dokumente
Interessant für alle Branchen
Dokumentenmanagementsysteme können an die individuellen Bedürfnisse eines Betriebes angepasst werden und sind daher unternehmensweit und branchenübergreifend einsetzbar. Zahlreiche Argumente sprechen für die Wirtschaftlichkeit des Einsatzes von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen.
Dazu zählt unter anderem die Gewährleistung einer langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten sowie die vereinfachte Wiederauffindbarkeit. Das Vermeiden von Doppelablagen vermeidet unnötige Speicherplatzkosten und die gewonnene Übersichtlichkeit verbessert den Workflow. Zudem existieren für Vertrags- und Geschäftsinformationen, Belege, Handelsbriefe und steuerrelevante Daten gesetzliche Vorgaben zur Aufbewahrung. Automatisierte Lösch- und Aufbewahrungsfristen des elektronischen Dokumentenmanagements helfen dabei, diese gesetzlichen Archivierungsfristen einzuhalten.
Ob Banken und Finanzdienstleister, Öffentliche Verwaltung und Gesundheitswesen: Zukunftsorientierte Betriebe sparen durch den Einsatz moderner Dokumentenmanagementsysteme Zeit und Geld, indem sie den Arbeitsalltag ihrer MitarbeiterInnen erleichtern und Doppelablagen vermeiden. Die übersichtliche Archivierung großer Datenmengen und Nachvollziehbarkeit von Arbeitsprozessen sind ebenso abgedeckt wie Sicherheitsaspekte und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.