In diesem Beiträge stelle ich meine Erfahrungen mit der Buchhaltungssoftware Lexoffice vor. Es handelt sich um eine Online-Lösung für die komplette Buchhaltung. Von der Angebotserstellung, über die Auftragsbestätigung bis hin zur Rechnungsstellung und Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Die Software ist simpel in der Bedienung und benötigt nicht einmal eine Installation. Die Buchhaltung lässt sich bequem im Browser erledigen, genauso sicher wie beim Online-Banking.
Einleitung: Buchhaltung im Browser erledigen? Ist das sicher?
Zugegeben war ich anfangs etwas skeptisch alle Kunden- und Auftragsdaten in einem Online-Portal zu verwalten. Aber bedenkt man, dass man sämtliche Banking-Vorgänge ohnehin online ausführt und dass sich „Software as a Service“ Lösungen etabliert haben und zuverlässig funktionieren, war meine Skepsis schnell gewichen. Im Gegenteil mittlerweile möchte ich Lexoffice nicht mehr missen. Im folgenden ein paar konkrete Beispiele, warum die Lösung gerade für Einzelunternehmer und Freiberufler besonders nützlich ist und viele Vorteile gegenüber eine lokal installierten Software bietet.
Ausgangspunkt für die Suche nach einer geeigneten Buchhaltungssoftware war für mich das Schreiben von Rechnungen. Wenn man relativ wenige Rechnungen schreibt, meint man dies händisch mittels Excel oder einfach Word bewerkstelligen zu können. Dann kommen aber schon die vom Finanzamt geforderten Vorgaben nach einer laufenden Rechnungsnummer etc. Deshalb suchte ich nach einer möglich einfach zu handhabenden Lösung ohne zu große Investitionen und Einarbeitungszeit.
Da ich vor ein paar Jahren schon mit Lexoffice als Software auf dem PC gute Erfahrungen gemacht habe, kam ich auf die Online Lösung. Man zahlt einen monatlichen Betrag und nutzt die Buchhaltungslösung im Browser. Hier meine persönlichen Erfahrungen mit der Online Software.
Papier- und PDF-Rechnungen simple einscannen
Eine Funktion, die bisher keine andere Buchhaltungssoftware geboten hat, ist die Funktion Rechnungen, die als PDF oder auch in Papierform vorliegen, direkt einzulesen und die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und die Rechnungssumme zu automatisch auszulesen.
Man wählt in Lexoffice einfach die eingescannte oder digitale Rechnung aus, lädt diese hoch und trägt dann die entsprechenden Buchungsdaten ein. Das Programm erkennt selbst den Aussteller der Rechnung und sämtliche Daten. Ein großer Vorteil ist, dass damit die Rechnung komplett digital in der Software hinterlegt ist, und man nicht mühselig eine Datei irgendwo händisch einem Lieferanten im Dateisystem zuordnen muss.
Online Banking Anbindung
Eine weitere Funktion ist die Anbindung des eigenen Kontos. Damit werden Zahlungseingänge und Ausgänge automatisch in der Buchhaltungssoftware erkannt und man kann mit wenigen Klicks die Buchungen dem entsprechenden Vorgang zuordnen. Dies spart enorm Zeit und Geduld, da man alle Daten an einem Ort im Überblick hat.
Selbst Überweisungen von Rechnungen werden direkt in der Online Software Lexoffice durchgeführt. Man wählt einfach die zu zahlende Rechnung aus und überweist aus dem Programm heraus.
Das Dashboard – alle wichtigen Kennzahlen im Überblick
Im Dashboard findet man alle wichtigen Kennzahlen in der Übersicht. Im einzelnen sind dies der aktuelle Kontostand und die nicht zugeordneten Umsätze, die sich mit wenigen Klicks den Eingangs- und Ausgangsrechnungen zuordnen lassen.
Als nächstes die offenen Aufgaben. Sind Rechnungen zu überweisen oder Zahlungen überfällig? Außerdem wie viele Rechnungen im aktuellen Jahr geschrieben wurden, ob Angebote, Lieferscheine oder Auftragsbestätigungen ausstehend sind.
Desweiteren hat man eine visuelle Darstellung des laufenden Geschäftsjahrs. Welche Einnahmen und Ausgaben gab es und sogar eine Planung lässt sich daraus abrufen.
Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)
Ein Punkt der für Kleinunternehmer oder allgemein Einzelunternehmer besonders wichtig ist, ist die Einnahmenüberschussrechnung. Auch diese lässt sich mit wenigen Klicks aus dem Programm heraus erstellen und ggf. an den Steuerberater übermitteln oder auch einfach nur ausdrucken.
Alle Ausgaben und Einnahmen lassen sich direkt in der Übersicht anzeigen und mit einem Klick öffnen.
Mein Fazit zu Lexoffice
Wie eingangs beschrieben, war ich etwas skeptisch, ob ich wirklich alle meine Firmendaten einem Online-Portal verwalten möchte. Die Vorzüge und Funktionen überwiegen allerdings deutlich. Selbst wenn der lokale Rechner oder das Notebook nicht mehr funktionieren sollten und ein Backup nicht vorhanden wäre, dann sind alle relevanten Daten zu Einnahmen und Ausgaben im Portal vorhanden.
Eine Rechnung lässt sich in wenigen Schritten im Browser erstellen und direkt aus dem Browser an den Kunden versenden. Man muss sich nicht mehr an den einen PC / das Notebook setzen, auf dem die Software installiert ist, sondern ruft einfach das Online Portal auf, selbst via Smartphone, und versendet eine Rechnung.
Vorteile von Lexoffice
- Automatische Erkennung von Eingangsrechnungen nach Scannen
- orts- und geräteunabhängig Rechnungen schreiben und Buchhaltung machen
- sehr einfache Handhabung
- keine Installation auf PC/Laptop nötig
- monatliche Zahlweise, keine große Anfangsinvestition notwendig
Wenn man nur Rechnungen schreiben möchte, bekommt man für 6,90 Euro im Monat bereits das Basis-Paket. Wer zusätzlich noch ein Kassenbuch und die Umsatzsteuer-Voranmeldung benötigt, wählt das nächst größere Paket für 11,90 Euro.
Wer auf der Suche nach einer passenden Buchhaltungssoftware gerade für Kleinunternehmer, Freiberufler oder Einzelunternehmer ist, der sollte sich die kostenlose Testversion für 1 Monat anschauen und die Vorzüge einer Online Lösung zum Rechnung schreiben näher ansehen. Für mich war es genau die richtige Lösung, weil ich nicht mehr an meinen lokalen Rechner gebunden bin und Rechnungen in wenigen Sekunden erstellen und versenden kann.
